KVKK

KONYA TİCARET ODASI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA AYDINLATMA METNİ

Bu aydınlatma metni 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun "Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü" başlıklı 10. maddesi ile "Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ" uyarınca veri sorumlusu sıfatı ile KONYA TİCARET ODASI ("KTO" veya "ODA") tarafından hazırlanmıştır.

Konya Ticaret Odası olarak; odamız tarafından gerçekleştirilen Kişisel Veri İşleme faaliyetleri sırasında, kişisel verilerinizi aşağıda izah edilen şekilde ve mevzuatta emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

1. VERİ SORUMLUSU

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca, KONYA TİCARET ODASI (KTO) "Veri Sorumlusu" sıfatına haiz olup, tarafımıza aşağıda yer verilen iletişim bilgileri aracılığıyla ulaşmanız mümkündür.

Adres : Konya Ticaret Odası Vatan Caddesi No:1 Selçuklu KONYA
Telefon : 0 (332) 221 52 52
Fax : 0332 353 05 46
KEP Adresi : kto@hs01.kep.tr

2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

• Oda faaliyetlerinin, oda prosedürlerinin 5174 sayılı kanuna ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin, hizmetlerimizin geliştirilmesi ve çeşitlendirilmesinin temini için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli faaliyetlerin planlanması ve icrası,
• Hukuki işlemlerin tesisi ve hukuki süreçlerin takibi, dava dosyalarının, ihtarnamelerin ve hukuki işlerin yürütülmesi için belge/bilgi tutulması ve saklanması, olası icra takiplerinin yönetilmesi,
• Resmi makamlardan ya da ilgili kişilerden gelen talep/şikayet yazılarının incelenmesi, değerlendirilmesi, yanıtlanması
• Resmi kurum ve kuruluşlara mevzuattan kaynaklı yükümlülükler kapsamında bilgi verilmesi, talep edilen bilgi ve belgelerin sunulması, ve yanıtların kayıt altına alınması,
• Sözleşmesel ve yasal yükümlülüklerimizin tam ve gereği gibi ifa edilebilmesi ve takibi
• Türkiye ve yurtdışı işbirliği tekliflerinin değerlendirilmesi,
• Dışarıdan danışmanlık hizmeti alımı,
• Odanın marka ve itibarını korumaya yönelik çalışmaların; reklam ve tanıtım amaçlı faaliyetlerinin, planlanması ve icrası
• K belgesi taleplerinin, Kapasite raporu taleplerinin, Ekspertiz raporu taleplerinin, Yerli Malı belgesi taleplerinin, Fiili tüketim belgesi taleplerinin, Fatura tasdiği taleplerinin, rayiç fiyat tespiti taleplerinin, Kıymet takdiri taleplerinin, İş makinası tescili taleplerinin değerlendirilmesi ve yerine getirilmesi,
• Sayısal takograf kartı işlemlerinin değerlendirilmesi ve takibi,
• İhracat belgelerinin fiziki tasdik işlemlerinin değerlendirilmesi ve yürütülmesi,
• Kurumsal sürdürülebilirlik, kurumsal yönetim, stratejik planlama süreçlerinin planlanması, denetlenmesi ve uygulanması,
• KTO'na ait fiziki mekanların güvenliği ve denetiminin kamera kaydı vs. sistemlerle sağlanması
• KTO kamera kayıtlarının tutulması ve kamera kaydı inceleme taleplerinin değerlendirilmesi,
• Tesis kullanıcıları otopark ve kapalı garaj kullanımı için araç bilgilerinin alınması, Plaka tanıma sisteminin kullanımının sağlanması
• Ziyaretçi giriş/çıkış kayıtlarının alınması,
• KTO nezdindeki toplantılarda fotoğraf çekimi ve kamera kaydı alınması,
• Oda binalarının ve oda demirbaş ve kaynaklarının güvenliğinin sağlanması ve takibi,
• Finans ve muhasebe işlerinin takibi, bütçe çalışmalarının yapılması,
• Satın alma süreçlerinin planlanması ve icrası,
• Yüklenici ve tedarikçi firma çalışanlarına ilişkin süreçlerin yönetilmesi,
• Etkinlik ve organizasyon yönetimi, Yurtiçi ve yurtdışındaki etkinliklere katılımın organize edilmesi, Toplantı ve etkinlik davetlerinin gönderilmesi, katılımcı bilgilerinin tutulması,
• Gelen giden evrak takibinin sağlanması,
• EBYS Öncesi KTO iç ve dış yazışmalarının dosyalanması,
• Arşivin tutulması,
• İletişim faaliyetlerinin ve çağrı merkezi süreçlerinin yürütülmesi (Telefon, internet, tv hatları, santral),
• Ulaşım, öğlen yemeği ve güvenlik hizmetlerinin sağlanması,
• Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi sevkiyatının sağlanması,
• Teminat mektuplarının iadelerinin gerçekleştirilmesi,
• Kalite ve standart denetimlerimizin yapılabilmesi, üye memnuniyet aktivitelerinin planlanması ve icrası,
• İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin planlanması ve icrası,
• Hukuki ve ticari güvenliğin sağlanması,
• KTO'nun resmi, ticari ve sosyal iştiraklerinin dosyalarının tutulması, saklanması,
• KTO B2B organizasyonlarına üye kaydının alınması, B2B organizasyonlarının gerçekleştirilmesi,
• Disiplin Kurulu'na yapılan başvuruların disiplin soruşturmalarının yönetilmesi, Disiplin kurulu dosyalarının tutulması,
• Tahkim Divanı hakem listesinin ve Arabuluculuk listesinin oluşturulması ve tutulması,
• Tahkim Divanı ve arabuluculuk dosyalarının tutulması,
• KTO bünyesinde oluşturulan komisyon üyelerinin ve KTO organ üyelerinin bilgilerinin tutulması,
• E-Rehber tutulması,
• KTO bünyesinde yer alan web sitelerinin içerikleri ile dergilerin basılması için fotoğraf ve haber paylaşımı yapılması,
• Bakanlık, TOBB ve diğer kurum ödemelerinin gerçekleştirilmesi,
• Oda dışı kişilere harcırah ödemelerinin yönetimi,
• TIR Karnesi süreçlerinin yürütülmesi
• KTO tarafından üstlenilen projelerin yürütülmesi, proje faydalanıcılarına yönelik anket ve duyuruların yapılması,
• Seminer ve Kurs sonucunda sertifika düzenlenmesi,
• Eğitimci listelerinin tutulması,
• 5684 sayılı Sigortacılık Kanunu ve ilgili diğer mevzuat kapsamında Sigorta Acenteleri ve Sigorta Eksperlerinin Levha kayıt, uygunluk belgesi başvuru ve ruhsatname işlemlerinin yürütülmesi,
• KTO organ toplantılarının gerçekleştirilmesi,
• Konya İl Kadın ve Genç Girişimciler Kurulu Üyelerinin oluşturulması,
• Sosyal medya yönetiminin sağlanması,
• Bilgi teknolojilerin altyapısının oluşturulması ve yönetilmesi
• Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve yürütülmesi
• Vefat, resmi ve dini bayram mesajların gönderilmesi,
• KTO üyeliği kapsamında üye firma yetkilileri ile iletişim ve bilgilendirme ilişkilerinin yönetimi,
• İlerde doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi
• 4857 Sayılı İş Kanunu, 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu, 3308 Sayılı Mesleki Eğitim Kanunu, 6331 Sayılı İş sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, 1136 Sayılı Avukatlık Kanunu, 5510 Sayılı Sosyal sigortalar ve Genel sağlık Sigortası Kanunu ve ilgili tüm kanunlardan ve ikincil düzenlemelerden doğan yasal ve düzenleyici gereksinimlerin yerine getirilmesi ve bu kapsamda tedbirlerin alınabilmesi

Toplanan kişisel verileriniz, mevzuat tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak Konya Ticaret Odası tarafından yukarıda yer alan amaçlar ile 6698 Sayılı Kanunun 5. Ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmektedir.

3. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARIMI

Kişisel veriler, yukarıda sayılı olan amaçlarla sınırlı olmak kaydı ile KVKK madde 8 ve madde 9 kapsamında, Konya Ticaret Odası tarafından; Konya Ticaret Odası'nın iş ortakları ve iştiraklerine, Türk Ticaret Kanunu, Türk Borçlar Kanunu, İş Kanunu ve ilgili diğer kanun ve mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi ve kurumlara, Kanunen yetkili kurum ve kuruluşlara, idari ve yasal merciiler ve özel mevzuatların emrettiği kurum, kuruluş, kişi ve firmalara, ürün ve hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız gerçek ve tüzel kişilere aktarılabilecektir.

Kanun'un 9. Maddesine göre, yurt dışına kişisel verilerinizin aktarımı; ilgili kişinin açık rızasının bulunması veya yeterli korumanın bulunduğu ülkelere (kurul tarafından güvenli kabul edilen ülkeler) kişisel veri aktarımında, Kanun'da belirtilen hallerin varlığı, (Kanun'un 5. Maddesinin 2. Fıkrası ile 6. Maddesinin 3. Fıkrasında belirtilen şartlar), Yeterli korumanın bulunmadığı ülkelere kişisel veri aktarımında, Kanun'da belirtilen hallerin varlığı durumunda (kanun'un 5. Maddesinin 2. Fıkrası ile 6. Maddesinin 3. Fıkrasında belirtilen şartlar) yeterli korumanın yazılı olarak taahhüt edilmesi ve Kurul'un izninin bulunması, durumlarında gerçekleşebilir. Kişisel Verilerin Korunması Kurulu güvenli kabul edilen ülkeleri ilan edecektir.

4. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ

Kişisel verileriniz, faaliyetlerimizi yürütmek amacıyla Odamız tarafından farklı kanallarla (sözlü, yazılı, elektronik ortam) mevzuata ve Oda politikalarına uyumun sağlanması, sözleşmelerin ifa edilmesi, kanunun açıkça öngörmesi, Odanın hukuki yükümlülüğünün yerine getirebilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, Odanın meşru menfaati hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir. Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. Ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işbu aydınlatma metninde belirtilen amaçlarla işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

5. KİŞİSEL VERİSİ İŞLENEN İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI ve BU HAKLARIN KULLANILMASI

İlgili kişi olarak, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. Maddesi kapsamındaki taleplerinizi "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ" hükümlerine göre şahsen dilekçe ile, noter kanalı ile, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresinizi kullanmak suretiyle Konya Ticaret Odası Vatan Caddesi No:1 Selçuklu KONYA adresi üzerinden; aşağıda verilen linkte yer alan veya Personel ve Yazı İşleri Müdürlüğümüzde fiziken bulunan "Kişisel Veriler Hakkında Başvuru Formu"nu doldurarak iletebilirsiniz.

Bu kapsamda yapılacak olan şahsen başvurular tarafımızdan yapılacak kimlik doğrulamasını takiben kabul edilecek olup; talepleriniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılacaktır.

Başvuruya yazılı olarak cevap verilmesi durumunda, 10 sayfaya kadar ücret alınmayacak olup 10 sayfanın üzerindeki her sayfa için Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'in 7. maddesinde yer alan işlem ücreti alınabilecektir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise kayıt ortamının maliyeti tutarında bir ücret talep edilebilecektir.

Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda noter tarafından tasdiklenmiş özel vekaletnamenizi ibraz etmeniz gerekecektir.

Başvurularınızda ad-soyad, imza, T.C. kimlik numarası, ikamet veya işyeri adresi, e-posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusu unsurlarının bulunması tebliğ uyarınca zorunludur. Bu unsurları barındırmayan başvurular KTO tarafından reddedilecektir. KTO'nun işbu aydınlatma metninde Kanun'dan, İkincil düzenlemelerden ve kurul kararından doğan sebeplerle değişiklik yapma hakkı her zaman saklıdır. Aydınlatma metninde yapılacak değişiklikler ve güncel metin yayınlandığı tarih itibariyle derhal geçerlilik kazanacaktır.

KVKK başvuru Formu için tıklayınız.

VERİ SORUMLUSU

KONYA TİCARET ODASI